Lichtdurchflutete Räume, große Flure, gemütliche Sitzecken zum informellen Austausch, Projekträume, in denen vertrauliche Meetings stattfinden können, eine Beleuchtungs- und Klimatechnik, die sich per App steuern lässt – moderne Büros müssen vielen Ansprüchen an Komfort, Wohlbefinden, Technik und Nachhaltigkeit genügen. Vor allem ökologische Aspekte wie die Verringerung des Papierverbrauchs, die Verwendung energieeffizienter Geräte oder CO2-Kompensationsmechanismen werden für Unternehmen in Zukunft immer wichtiger.

Darauf weisen unter anderem die Ergebnisse der „Green Office“-Studie 2014 des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation sowie die Studie „Bürowelten der Zukunft“ von Kyocera aus dem Jahr 2011 hin.

Beispiele dafür, wie der rasante Technologiewandel die Bürowelt verändert hat und was heute schon in Sachen nachhaltige Bürogestaltung möglich ist, finden sich nicht nur im Silicon Valley, sondern auch in Europa. „The Edge“ in Amsterdam etwa gilt als das grünste (Büro-) Gebäude der Welt. Ein wesentliches Merkmal: Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern flexibel nutzbare Räume, die sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.

Flexibilität ist ein zentrales Kennzeichen moderner Büroarbeit. Davon ist auch Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), überzeugt: „Wir werden mehr Wahlmöglichkeiten haben, wann und wo wir unsere Arbeit verrichten werden.“ Trotz Homeoffice oder Co-Working-Places werde das klassische Büro als Ort der physischen Zusammenarbeit jedoch nicht an Bedeutung verlieren, betont Rief: „Die physische Zusammenarbeit bleibt in Zeiten zunehmender Digitalisierung wichtig.“

Mehr Flexibilität erfordert jedoch auch einen effizienten Informationsaustausch aller Beteiligten. Hier setzen digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an. „Aktuell werden solche Lösungen vorrangig von größeren Unternehmen eingesetzt. Der deutsche Mittelstand hängt hinterher“, so Rief. Das geht auch aus dem Digital Office Index (DOI) 2018, einer repräsentative Befragung des Branchenverbands Bitkom, hervor. Laut einer weiteren Bitcom-Studie planen jedoch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen, in das digitale Dokumentenmanagement zu investieren. Das sei auch dringend notwendig, denn Firmen ohne Digitalisierungskenntnisse würden auf Dauer zurückbleiben, erklärt Rief. Wie Dokumentenmanagement-Systeme helfen können, das Digital Office in die Realität umzusetzen, erfahren Sie im E-Book „Leitfaden fürs Digital Office: Was Unternehmen jetzt tun müssen“ von KYOCERA.

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