Nachhaltige Events: Warum der größte Hebel oft nicht auf der Bühne liegt

Stattdessen sind die Vorbereitung sowie Entscheidungen während und nach der Durchführung des Events die wesentlichen Nachhaltigkeitshebel. Das betrifft variantenreiche Faktoren wie den Standort, die Mobilität und die Kommunikation.

In welchem Format sollte das Event stattfinden?

Zunächst müssen Veranstalter die strategische Entscheidung für das Format eines nachhaltigen Events treffen. Es stellt sich grundsätzlich die Frage, inwiefern ein Präsenzformat wirklich erforderlich ist. Eventuell spart eine hybride oder regionale Durchführung Ressourcen erheblich ein.

Darüber hinaus sollten Nachhaltigkeitsmanager sorgfältig prüfen, ob die geplante Teilnehmerzahl angemessen ist. Der konkrete Zweck einer Veranstaltung ist ebenfalls ein bedeutendes Kriterium, wenn Veranstaltungsplaner das Format festlegen. In manchen Fällen erweist es sich als sinnvoller, auf verschiedene kleinere Event-Formate statt auf eine große zentrale Veranstaltung zu setzen.

Größter Nachhaltigkeitshebel: Mobilität und Standort

Neben dem Standort gilt die Mobilität als besonders großer Nachhaltigkeitshebel für Events. Denn dieser Einflussfaktor wirkt sich außergewöhnlich deutlich auf die Klimabilanz aus. Mit einem Anteil von bis zu rund 70 Prozent sind die An- und Abreise im Rahmen von Veranstaltungen der maßgebliche Emissionstreiber.

Dementsprechend sollten Nachhaltigkeitsmanager bei der Wahl des Veranstaltungsortes darauf achten, welche Verkehrsmittel die Teilnehmer nutzen und wie weit sie anreisen müssen. Eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, beispielsweise durch Bahnhöfe oder Bushaltestellen, ist für die Nachhaltigkeit ein bedeutendes Argument. Im Optimalfall können viele Gäste den Veranstaltungsort regional erreichen.

Im Sinne der Nachhaltigkeit sollten Veranstalter insbesondere vermeiden, dass Besucher auf unnötige Flugreisen angewiesen sind. Darüber hinaus ist es ratsam, die Anzahl der erforderlichen Übernachtungen im Verlauf einer nachhaltigen Veranstaltung möglichst zu minimieren. Ein sinnvoller Shuttle- oder Sammeltransfer verhindert in vielen Fällen, dass mehr Fahrzeuge als nötig zum Einsatz kommen. Eine frühzeitige Kommunikation kann die Gäste zudem auf nachhaltige Anreiseoptionen aufmerksam machen.

Venue, Energie, Catering und Materialien als operative Hebel

Bei Planungsentscheidungen werden durch verschiedene operative Hebel zahlreiche Ressourcen für nachhaltige Events im Voraus sinnvoll festgelegt. Das betrifft beispielsweise die Bereiche Veranstaltungsort und Energie. Es ist sinnvoll, eine vorhandene Infrastruktur mit effizienter Beleuchtung und Technik zu nutzen. Bei der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort müssen Nachhaltigkeitsmanager die Energieversorgung und den Gebäudestandard der Standorte unbedingt berücksichtigen. Für echte Nachhaltigkeit darf keine überdimensionierte Eventtechnik zum Einsatz kommen.

Im Rahmen einer nachhaltigen Veranstaltung ist es beim Catering wichtig, regionale und saisonale Angebote mit vielen pflanzlichen Zutaten zu bevorzugen. Durch eine präzise Mengenplanung lassen sich unnötige Lebensmittelabfälle vermeiden. Als Alternative zur problematischen Einweglogistik sind im Rahmen der Verpflegung zudem Mehrwegverpackungen und Leitungswasser empfehlenswert.

Bei der Planung nachhaltiger Events sollte im Optimalfall die Wahl bei den Materialien und der Ausstattung auf wiederverwendbare und modulare Elemente fallen. Bei einmaligen Veranstaltungen ist es außerdem sinnvoll, keine Kaufmodelle auszuwählen, sondern die Ausrüstung zu mieten. Um die Wiederverwendbarkeit zu gewährleisten, sollten Dekorationen, Banner und Beschilderungen nicht datiert werden. Im Sinne der Nachhaltigkeit planen Eventabteilungen bereits vor dem Aufbau die spätere Nachnutzung und einen eventuellen Rückbau.

Give-aways in reduzierten Mengen mit langfristiger Nutzung

Vor der Anschaffung stellt sich die Frage, ob Merchandising überhaupt benötigt wird und die entsprechenden Produkte langfristig genutzt werden können. Es ist wichtig, den tatsächlichen Bedarf mit realistischen Mengen zu ermitteln. Veranstalter sollten auf keinen Fall aus reiner Gewohnheit zu hohe Stückzahlen bestellen.

Erfahrene Nachhaltigkeitsmanager setzen seltener auf Streuartikel und bevorzugen langlebige Produkte mit einem wirklichen Nutzwert. Transparente Lieferketten bleiben im Rahmen der Beschaffung genauso unentbehrlich wie soziale Standards. Statt Masse stehen im Sinne der Nachhaltigkeit die Qualität und Nachnutzung im Vordergrund.

Für nachhaltige Events kommen prinzipiell variantenreiche Give-aways in Frage. Ein beliebtes Beispiel sind bedruckte T-Shirts und Hoodies. Auch Stofftaschen, Tragetaschen, Trinkflaschen und Thermobecher sind eine Option. Ebenso möglich sind Notizbücher, Schreibwaren und Powerbanks als Give-aways. Auch Gutscheine, virtuelle Event-Geschenke, Whitepapers, Fachpublikationen und digitale Inhalte eignen sich hierfür. Wer das Thema Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen in den Vordergrund stellt, kann dies den Gästen durch Saatgutkarten, kleine Pflanzen und ähnliche Geschenke auf authentische Weise vermitteln.

Vermeidung von Greenwashing in der Kommunikation

Ein nachhaltiges Event darf nicht nur grün klingen. Für eine belastbare Kommunikation müssen sich Veranstalter unbedingt mit Greenwashing-Risiken befassen. Bei der Verwendung von Begriffen wie „grün“, „klimaneutral“ oder „nachhaltig“ ist Vorsicht geboten. Ungerechtfertigte Behauptungen ohne Belege führen nicht nur zu Strafen, sondern schädigen auch den Ruf des Veranstalters.

Darum ist es grundsätzlich ratsam, auf konkrete Nachhaltigkeitsmaßnahmen und nicht auf pauschale Claims zu setzen. Nachhaltigkeitsmanager achten dementsprechend darauf, dass Systemgrenzen im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeit transparent offengelegt werden. Bei nachhaltigen Veranstaltungen ist es entscheidend, der Reduktion den Vorrang vor der Kompensation zu geben. Denn unnötige Belastungen für die Umwelt sollten durch das Ereignis im Idealfall gar nicht erst entstehen.

Um die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung zu belegen, müssen die Beteiligten zentrale Kennzahlen erfassen. Zu den erfassten Messgrößen zählen unter anderem die Belastungen durch die Anreise der Teilnehmer, der Energieverbrauch während der Veranstaltung, der entstandene Abfall sowie die Cateringüberschüsse. Zugleich spielt ein umfassender Überblick über die eingesetzten Materialien eine zentrale Rolle für die Nachweisbarkeit. Die Lernfortschritte bei den Nachhaltigkeitsmaßnahmen sollten detailliert transparent gemacht werden.

Nachhaltigkeit beginnt lange vor dem Applaus bei Events

Da die Entscheidungen der Veranstalter bereits in der Vorbereitungsphase eines Events von großer Bedeutung sind, beginnt die eigentliche Nachhaltigkeit lange vor dem Applaus auf der Bühne. Im Vorfeld des Veranstaltungsbeginns haben insbesondere die Planung und die Beschaffung eine entscheidende Bedeutung als Nachhaltigkeitshebel. Darüber hinaus bleiben Mobilität, Materialien und Kommunikation für nachhaltige Veranstaltungen zentrale Faktoren. Die wesentliche Schlussfolgerung aus diesen Erkenntnissen besteht darin, dass Nachhaltigkeit in erster Linie durch bewusste Entscheidungen entsteht.