19.10.2018

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Digital Office: So arbeiten wir in Zukunft

Lichtdurchflutete Räume, große Flure, gemütliche Sitzecken zum informellen Austausch, Projekträume, in denen vertrauliche Meetings stattfinden können, eine Beleuchtungs- und Klimatechnik, die sich per App steuern lässt – moderne Büros müssen vielen Ansprüchen an Komfort, Wohlbefinden, Technik und Nachhaltigkeit genügen. Vor allem ökologische Aspekte wie die Verringerung des Papierverbrauchs, die Verwendung energieeffizienter Geräte oder CO2-Kompensationsmechanismen werden für Unternehmen in Zukunft immer wichtiger.

Im digitalen Büro sinkt der Papierverbrauch.

Darauf weisen unter anderem die Ergebnisse der „Green Office“-Studie 2014 des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation sowie die Studie „Bürowelten der Zukunft“ von Kyocera aus dem Jahr 2011 hin.

Beispiele dafür, wie der rasante Technologiewandel die Bürowelt verändert hat und was heute schon in Sachen nachhaltige Bürogestaltung möglich ist, finden sich nicht nur im Silicon Valley, sondern auch in Europa. „The Edge“ in Amsterdam etwa gilt als das grünste (Büro-) Gebäude der Welt. Ein wesentliches Merkmal: Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern flexibel nutzbare Räume, die sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.

Im Büro der Zukunft wird der Arbeitsplatz an die individuellen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters angepasst.

Flexibilität ist ein zentrales Kennzeichen moderner Büroarbeit. Davon ist auch Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), überzeugt: „Wir werden mehr Wahlmöglichkeiten haben, wann und wo wir unsere Arbeit verrichten werden.“ Trotz Homeoffice oder Co-Working-Places werde das klassische Büro als Ort der physischen Zusammenarbeit jedoch nicht an Bedeutung verlieren, betont Rief: „Die physische Zusammenarbeit bleibt in Zeiten zunehmender Digitalisierung wichtig.“

Mehr Flexibilität erfordert jedoch auch einen effizienten Informationsaustausch aller Beteiligten. Hier setzen digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an. „Aktuell werden solche Lösungen vorrangig von größeren Unternehmen eingesetzt. Der deutsche Mittelstand hängt hinterher“, so Rief. Das geht auch aus dem Digital Office Index (DOI) 2018, einer repräsentative Befragung des Branchenverbands Bitkom, hervor. Laut einer weiteren Bitcom-Studie planen jedoch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen, in das digitale Dokumentenmanagement zu investieren. Das sei auch dringend notwendig, denn Firmen ohne Digitalisierungskenntnisse würden auf Dauer zurückbleiben, erklärt Rief. Wie Dokumentenmanagement-Systeme helfen können, das Digital Office in die Realität umzusetzen, erfahren Sie im E-Book „Leitfaden fürs Digital Office: Was Unternehmen jetzt tun müssen“ von KYOCERA.

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Die digitale Transformation ist in aller Munde. Wie geht KYOCERA mit diesem Prozess um?

Dietmar Nick: Die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems wurde vor allem in größeren Unternehmen erkannt. Neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und finanziellen Einsparungen sind auch die hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Stichwort: DSGVO) Entscheidungs-Argumente. Der Mittelstand tut sich mit dieser Entwicklung deutlich schwerer.

Dietmar Nick, Geschäftsführer KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH
Dietmar Nick, Geschäftsführer KYOCERA
Document Solutions Deutschland GmbH

Darüber hinaus haben alle Unternehmen, vom Mittelstand bis zum Großkonzern, oftmals mit ineffizienten Dokumentenprozessen zu kämpfen. KYOCERA Document Solutions bietet vor allem mittelständischen Unternehmen maßgeschneiderte Konzepte an – von der standardisierten Akte bis hin zu komplexen ECM-Lösungen. Wir setzen auf die Standardisierung von Arbeitsabläufen in Fachabteilungen, mit dem Workflow Manager bilden wir die gesamte Bandbreite an Arbeitsvorgängen ab.

Welche Lösungen und Services rund um die Digitalisierung sind denn für Mittelständler besonders wichtig?

Dietmar Nick: Das sind vor allem die Bereiche Archivierung und Dokumentenmanagement. Aber auch ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und Bedienerfreundlichkeit sowie Flexibilität der Software stehen ganz oben auf der Wunschliste.

Der KYOCERA Workflow Manager bildet die gesamte Bandbreite an Arbeitsvorgängen ab. Bei den Workflows handelt es sich um Lösungen für die Digitalisierung aller Prozesse rund um Personalakten, Kunden- und Projektverwaltung, Lieferanten- und Bestellakten und Vertragsmanagement mit Fristenverwaltung.

Lesen Sie hier das gesamte Interview.

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E-Book Ade analog: Mit DMS und ECM zum Digital Office
 
 

Die Zukunft der Büroarbeit: Warum Unternehmen die Chancen der Digitalisierung nutzen müssen

Prozesse digitalisieren mit dem KYOCERA Workflow Manager

KYOCERA gewinnt mit dem KYOCERA Workflow Manager in der Kategorie DMS den INNOVATIONSPREIS-IT 2018 und wurde mit dem Prädikat BEST OF 2018 ausgezeichnet.

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